Nach einem erfolgreichen Auswahlprozess und der Übergabe von der alten auf die neue Agentur müssen die Weichen für die Gestaltung der weiteren Zusammenarbeit gestellt werden. Wie in allen Beziehungen geht es auch hier um die Kommunikation zwischen den Partnern.
Diese Praxistipps von Michael Winkler (Aprais) helfen beim Start einer effektiven und kontinuierlichen Agenturbeziehung:
Kundeneinstellung – „New Work“
Unhierarchisch statt „Master and Servant“
- Integrieren Sie die Agenturen als Partner in Ihr Netzwerk.
- Ermutigen und fördern Sie einen stets offenen Austausch.
- Nutzen Sie die Expertise der Agenturen (als Sparring-Partner für Ihr Team).
Agency-Collaboration statt „Silo-Arbeiten“
- Definieren Sie den Rahmen/die Regeln, wie die Agenturen untereinander zusammenarbeiten sollten. Gibt es zum Beispiel eine Lead-Agentur?
- Etablieren Sie gemeinsame Events, wie zum Beispiel „Brand-Day“ oder ähnliches, bei denen sich Agenturen kennenlernen oder zusammenarbeiten.
- Briefen Sie – wenn sinnvoll – die Agenturen gemeinsam.
Kontinuität statt häufiger Wechsel
- Sprechen Sie im Fall einer sich verschlechternden Agenturleistung die Kritikpunkte früh an.
- Geben Sie der Agentur die Chance, entsprechende Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
- Ein Agenturauswahlprozess ist kosten- und zeitintensiv und sollte nur dann gestartet werden, wenn die angestrebten besprochenen Korrekturmaßnahmen nicht greifen.
Team-Feedback statt (nur) „Boss to Boss“
- Binden Sie das komplette Teams in den Feedback-Prozess ein.
- Feedbackgespräche mit der Geschäftsführung der Agentur sind besonders effektiv, nachdem Sie das Feedback des Teams erhalten und ausgewertet haben.
Die Zusammenarbeit – Key-Prozesse
Briefing-Prozess
- Legen Sie gemeinsam mit der Agentur den Briefing-Prozess fest.
- Welche Briefing-Templates sollen für welches Projekt genutzt werden (z. B. unterschiedliche Templates nach Projektumfang und/oder Media-Channel)?
- Was sind die Inhalte der Briefings (Kommunikationsziele, KPIs, Budgets, Timing, Mandatories etc.)?
- Wie erfolgen die Re-Briefings (z.B. Meeting, TelCo, Mail)?
- Wer gibt das Briefing frei (auf Kunden- und auf Agentur-Seite)?
Feedback & Freigaben
- Stellen Sie sicher, dass die Agentur zeitnah ein konsolidiertes („one-voice“) Feedback erhält.
- Definieren Sie den Freigabeprozess (Wer gibt welche Projekte frei?).
- Die Anzahl der „Entscheider“ sollte möglichst klein gehalten werden (Faustregel: Wer die Arbeit freigibt, sollte vorher auch das Briefing gesehen oder genehmigt haben).
Timing & Deadlines
- Versuchen Sie, frühstmöglich zu briefen.
- Versuchen Sie, die Anzahl der „Notfälle“ und „Schnellschüsse“ gering zuhalten.
- Tauschen Sie sich regelmäßig über die Roadmap und eventuelle Verzögerungen aus.
Vergütung – Scope of Work
- Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Agenturmitarbeiter (z.B. Creative Director, Head of Planning) ausreichend „eingekauft“ wurden (damit die entsprechenden Kapazitäten durch den Vertrag oder den Scope of Work abgedeckt sind).
- Führen Sie einen regelmäßigen Soll/Ist Abgleich durch (bisheriger Aufwand versus Planung?).
- Informieren Sie Ihr Team, was durch den Vertrag/Scope of Work abgedeckt ist und was nicht enthalten ist
