Sie haben es geschafft! Nach aufregenden Wochen (oder gar Monaten) haben Sie im Unternehmen eine Entscheidung für Ihre neue Agentur getroffen. Vergessen Sie jetzt nicht, mit allen Beteiligten angemessen zu feiern. Und vergessen Sie auch nicht, den unterlegenen Agenturen ein faires und offenes Feedback zu geben.

Ebenso entscheidend ist nun aber, die Energie schnell auf die Straße zu bringen. Denn nichts ist schlimmer als Schwung, der sich schnell im Kleinklein des Alltags verliert.

Onboarding

Das Onboarding ist das Fundament für die weitere Zusammenarbeit mit der neuen Agentur. Damit die Zusammenarbeit möglichst schnell und reibungslos klappt, braucht die Agentur vor allem Informationen über den neuen Auftraggeber. Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:

Know-how der Agentur aufbauen

• Ein Onboarding-Workshop ist eine gute Möglichkeit für die neue Agentur, die Produkte, Marken, Zielgruppen etc. kennenzulernen
• Vorstellung des Teams und anderer relevanter Stakeholder
• Arrangieren des weiteren Know-how-Aufbaus, wie zum Beispiel Werksbesuch, Begleitung des Außendienstes etc.

Prozesse abstimmen und harmonisieren

• Abstimmung der Prozesse und Arbeitsweisen, wie Briefing, Abrechnung, Auftragserteilung etc.
• Sicherstellen, dass die „Systeme“ (zum Beispiel IT, Abrechnungszyklen) kompatibel sind

Roadmap für Key-Projekte

• Informieren Sie die Agentur über wichtige Termine wie zum Beispiel Produkt-Launches, Messen und Ausstellungen, wichtige saisonale Ereignisse etc.
• Erstellen Sie gemeinsam mit der Agentur eine Roadmap für die wichtigsten Projekte

Ziele definieren und abstimmen

• Woran/wie messen Sie den Erfolg?
• Information bzw. Abstimmung der (gemeinsamen) Ziele und Erfolgskennzahlen (KPIs)

Übergabe

Sollten Sie im Rahmen dies Pitches die Agentur wechseln, muss die Übergabe zwischen Bestands- und neuer Agentur geregelt werden, damit wichtige Informationen nicht verlorengehen. Das ist natürlich ein heikles Thema, da hier „Gewinner“ und „Verlierer“, die weiterhin im Wettbewerb miteinander stehen, zusammenarbeiten müssen.

Es gibt zwei Möglichkeiten für die Übergabe: Die Agenturen erledigen die Übergabe entweder untereinander oder der Auftraggeber holt sich die Informationen und Dokumente bei der bisherigen Agentur und reicht sie an die neue weiter.

Für ersteres spricht, dass jeder möglicherweise peinliche Kontakt zwischen Bestands- und Siegeragentur vermieden wird und dass schon vor Ende des Auswahlprozesses mit der Übergabe begonnen werden kann – sofern die Bestandsagentur nicht beim Pitch beteiligt ist.

Für eine direkte Übergabe zwischen alter und neuer Agentur spricht, dass sie einfacher ist und es weniger Stille-Post-Effekte gibt. Zudem können Agenturen die Relevanz der zu übergebenden Dokumente, Unterlagen und Verträge häufig besser einschätzen als der Kunde.