Pitches sind zeitaufwändig, teuer und führen nicht immer zum optimalen Ergebnis. Womöglich schon deshalb, weil Ihre favorisierten Agenturen gar nicht erst teilnehmen können.

Es haben sich darum alternative Formate etabliert, die sich gerade für kleinere Aufträge oft besser eignen und oft sogar besonders erfolgreich sind, wie dieses Beispiel für einen Blitz-Pitch zeigt.

Chemistry Meeting

Mit Ihrer Agentur arbeiten Sie in der Regel langfristig sehr eng zusammen. Es ist also besonders wichtig, dass die Beteiligten sich gut verstehen. Beim persönlichen Kennenlernen können Sie schnell ein Gefühl füreinander bekommen. Eine Zusammenarbeit ist nämlich nur dann sinnvoll, wenn die Chemie zwischen beiden Seiten spürbar stimmt.

Die Diskussion einer Checkliste mit Fragen nach der täglichen Zusammenarbeit, internen Arbeitsabläufen oder Herangehensweisen an Aufgaben sollte zeigen, ob sich beide Seiten eine Zusammenarbeit vorstellen können. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob eine Agentur die strategischen und organisatorischen Herausforderungen Ihre Unternehmens erkennt und ob sie überhaupt die richtigen Fragen angeht. Im Unterschied zum Workshop liegt beim Chemistry Meeting der Fokus auf zwischenmenschlichen Aspekten, den sogenannten Soft Facts. Zudem ist der Aufwand für die Vorbereitung als auch die Dauer des Meetings geringer als bei einem Workshop.

Probeauftrag

Der Probeauftrag ist ein Reality Check bei dem Sie die Arbeitsweise einer Agentur kennenlernen. Er ist eine erste Projektarbeit unter realen Bedingungen und hilft der Agentur als Ihnen, sich gegenseitig ein Bild voneinander zu machen. Zudem können Sie eine neue Agentur diskret testen, ohne der Bestandsagentur zu kündigen. Unter Umständen kann ein Probeauftrag helfen, die Zeit bis zur Beauftragung der neuen Agentur zu überbrücken, ohne dass Sie Unternehmen Ihre Marketingkommunikation einstellen müssen.

Von Nachteil ist dabei der zusätzliche Aufwand für Ihr Marketing-Team, da neben der Bestands- nun auch noch zeitweise eine weitere Agentur gesteuert werden muss. Zudem erhält eine Agentur möglicherweise sensible Informationen über Sie als potenziellen Auftraggeber. Hier helfen jedoch Verschwiegenheitserklärungen. Außerdem lassen Unternehmen auf diesem Weg oft fiktive und keine sensiblen Themen bearbeiten.

Workshop

Während ein Pitch den Charakter von diversen Bewerbungsgesprächen hat, ist der Workshop eher ein Assessment Center. Als Kunde können Sie mit einzelnen Agenturmitarbeiter*innen fachspezifische Fragen oder konkrete Themen diskutieren. Ein Workshop dauert üblicherweise einen Tag und beinhaltet meist die gemeinsame Bearbeitung verschiedener Aufgaben von Agentur und Auftraggeber.

Als Unternehmen merken Sie schnell, wie die Agentur bei der Lösung von Problemen vorgeht und welche Ideen sie entwickelt. Das Kennenlernen der Personen ist vielleicht noch wichtiger. Ein großer Vorteil von Workshops gegenüber Pitches ist, dass Kunde und Agentur gemeinsam eingehend strategische Fragen besprechen können.

Vor einem Workshop müssen Sie sich über die Aufgaben ebenso im Klaren sein wie über die Kriterien, mit denen Sie die Ergebnisse bewerten. Der Fokus der Bewertung liegt eher auf Problemlösungskompetenzen als auf den Arbeitsergebnissen. Dafür brauchen Sie geeignete Kriterien, die sowohl Soft als auch Hard Facts abbilden.

An einem Workshop nehmen idealerweise je zwei bis drei Vertreter von Agentur- und Unternehmensseite teil, die später auch tatsächlich zusammenarbeiten würden (eventuell zusätzlich ein*e Moderator*in). Auch Workshops sollten von Auftraggebern angemessen vergütet werden.

Auktionen

Abhängig von der Aufgabe und den Voraussetzungen können auch Auktionen eine Alternative sein. So sollten beispielsweise bereits mindestens zwei gleichwertige Konzeptionen oder Lösungsansätze vorliegen, die dann nach vorher bekanntgegebenen Kriterien in eine Auktion gehen.

Entscheidend ist dabei auch für Auftraggeber: Qualität zum Nulltarif gibt es auch bei Auktionen nicht. Wenn Kommunikationsdienstleistungen über Auktionen vergeben werden, bleibt die Qualität auf Dauer zwangsläufig auf der Strecke. Heißt die Devise bei Auktionen: „Je günstiger, desto besser“, werden damit nicht kreative Ideengeber, sondern preiswerte Umsetzer angesprochen.

Für die Suche nach einem strategischen Agenturpartner sind Auktionen überhaupt nicht geeignet. Entscheidende Kriterien wie die Persönlichkeiten auf Agenturseite, deren Kreativität oder strategische Kompetenz werden mit diesem Verfahren nicht ausreichend berücksichtigt.

Übersicht: Auswahlverfahren in der Praxis

Bekanntheit verschiedener Auswahlverfahren bei Auftraggebern nach Einschätzung von Agenturen

Quelle: GWA Frühjahrsmonitor 2019